Bureau
Les personnes qui tiennent les comptes de l'association
Confirmer les versements, enregistrer ceux qui n'ont pas de compte, mener un projet de la collecte à l'archivage.
Confirmer un versement
Quand un membre déclare avoir payé, le versement arrive en attente. Il n'entre dans aucun total tant que le bureau ne l'a pas confirmé. C'est ce qui sépare une déclaration d'un encaissement.
Confirmer émet le reçu numéroté et crédite la cagnotte concernée.
Enregistrer une personne sans compte
Une personne peut remettre de l'argent en main propre sans jamais ouvrir de compte. Le bureau l'enregistre, et cette somme entre directement dans la cagnotte — elle est réelle, elle doit être visible.
Ces personnes apparaissent dans le tableau du bureau, marquées « sans compte », pour qu'on sache qu'on ne peut pas les joindre par l'application.
Qui a versé, qui a seulement promis
L'écran « Qui a versé » répond à la question pour laquelle on l'ouvre : qui n'a pas encore payé. Le tri part donc du reste à encaisser, et quatre filtres séparent ceux qui doivent encore verser, ceux qui ont versé, et ceux qui n'ont rien donné.
Deux colonnes, jamais additionnées : Collectés est l'argent encaissé et confirmé, Engagés ce qui est déclaré ou promis sans être encore encaissé. Voir pourquoi on ne les additionne jamais.
Mener un projet
Un projet passe par des états : proposé, en collecte, en travaux, terminé — ou annulé. Chacun change ce que l'outil autorise.
Seul un projet en collecte reçoit de l'argent. Dès qu'il passe en travaux, la collecte ferme et plus aucun versement n'est accepté — ni par un membre, ni par le bureau, ni par un don anonyme. Ce n'est pas un bouton grisé à l'écran : la règle est tenue par la base de données.
Rouvrir un projet rouvre sa collecte.
Clôturer, puis archiver
Clôturer ferme la collecte. Archiver referme le dossier. Ce sont deux gestes différents, et le second ne s'obtient pas tout seul.
Un dossier s'archive quand quatre choses sont vraies : la collecte est close, le bilan est publié, chaque dépense porte sa pièce justificative, et la personne qui répond des dossiers a validé.
Tant qu'il en manque une, le projet reste un dossier ouvert, et l'écran dit lequel des quatre manque.
Voir qui répond des dossiers.
Déclarer une dépense
Une dépense se déclare avec sa pièce justificative et son bénéficiaire. Sans pièce, elle bloque l'archivage du dossier — c'est voulu : un dossier ne se referme pas sur une dépense qu'on ne peut pas montrer.
L'écart entre ce qui a été collecté et ce qui a été dépensé s'affiche au responsable avant qu'il valide. Un projet peut légitimement finir avec un reste, mais on ne signe pas sans le savoir.